Vanwege het coronavirus werkt bijna het hele land vanuit huis. Het communicatieproces verloopt bij iedereen nu anders en we zijn veel meer online aan het werk. Maar hoe doe je dat nou het best en het veiligst? In deze blog vertel ik hoe jij dat het best kan aanpakken.
Help dit thuiswerken is helemaal nieuw voor mij?!
Als je zelf je online vergadering moet regelen en je hebt dat nog nooit gedaan zijn Skype en Zoom aan te raden. Beide platformen zijn erg gemakkelijk en overzichtelijk in gebruik, waardoor het een fluitje van een cent is om een groepsgesprek (met of zonder video) te starten. Je kunt mensen uitnodigen voor teammeetings, welke zij zowel via de telefoon als via de laptop kunnen volgen.
Daarnaast zijn er natuurlijk nog genoeg andere online middelen. E-mail blijft nog altijd een goed communicatiemiddel om documenten uit te wisselen en om afspraken te plannen en de link voor jouw online meeting te delen. Ook WhatsApp is handig om zaken snel af te handelen. Geen reden tot paniek dus, want alles is bij normaal, kleinschalig gebruik gratis en makkelijk in te stellen. Heb je hulp nodig? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag!
Houd de organisatie strak
Met misschien wel 20 mensen op 1 scherm… Ja, dat kan erg lastig zijn en daarom is het dus heel belangrijk om een goede organisatie online te hebben. Wijs daarom dus één voorzitter aan die het gesprek leidt, zodat er geen chaos kan ontstaan. Spreek van tevoren af wat de onderwerpen zijn van je online meeting, zodat iedereen voorbereid de vergadering ingaat en er ook geen grote discussie kan ontstaan tijdens de vergadering. Eigenlijk niet anders dan bij een normale vergadering, je maakt een agenda en je hebt een voorzitter.
Soms heeft je meetingplatform een chatfuntie. Zo voorkom je dat mensen door elkaar heen gaan kletsen. De voorzitter kan zo het woord geven aan iemand. Wanneer je deelneemt aan een online meeting kun je de microfoonfunctie van je computer gebruiken. Ik adviseer om de mensen die niet aan het woord zijn te vragen om de ‘mute’ functie (microfoon uit) in te schakelen. Dat voorkomt hinderlijke echo’s of huilende kinderen, blaffende honden, etc. op de achtergrond.
Een strakke planning
Als je thuis werkt lijkt er minder druk te staan op je werk omdat je je niet in een werkomgeving bevindt. De meest gemaakte fout is dan ook een gebrek aan planning. Maak dus een strakke planning!
Ook lijkt het soms zo dat je thuis misschien minder kan doen dan op het werk, dat hoeft zeker niet. Bepaal daarom aan het begin van de dag voor jezelf: Deze dingen ga ik vandaag doen, de rest lukt misschien en dit waarschijnlijk niet. Alles wat je dan meer doet is dan mooi meegenomen.
Veilig zijn op internet
Je ziet het al vaak genoeg, maar wees veilig op het internet! Het Nationaal Cyber Security Centrum heeft gewaarschuwd voor phishingmails en valse e-mails rondom het coronavirus. “Het is bekend dat criminelen gebruikmaken van de huidige ontwikkelingen door het versturen van phishingmails of het verspreiden van malware”. Als je een mail hebt ontvangen die raar overkomt en/of nog nooit eerder hebt gezien, meldt dit dan bij het bedrijf of medewerkers en ga niet in op de phishingmail. Klik niet op links in het bericht, open geen bijlagen en vul nooit gegevens in bij mails die je niet verwacht of van een onbekende afzender zijn.
Blijf je het lastig vinden om online verder te werken in deze tijden, neem dan contact met ons op! Wij hebben nog veel meer slimme online tips!